Disposiciones Generales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política") tiene por objeto establecer los lineamientos, criterios y procedimientos que la COMUNIDAD COLOMBIANA DE DERECHO Y TIC S.A.S., identificada con NIT 901.222.207-9 (en adelante, "BITIK" o "la Sociedad"), adopta para garantizar la protección del derecho fundamental de habeas data de todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, en cumplimiento de lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Decreto 886 de 2014 y demás normas complementarias vigentes.
La Política comprende los criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y, en general, toda operación en el tratamiento de datos personales que realice BITIK en el desarrollo de su objeto social, el cual incluye la prestación de servicios jurídicos especializados, así como actividades de formación, investigación y divulgación académica.

Ámbito de Aplicación

La presente Política aplica a todos los datos personales contenidos en bases de datos y/o archivos físicos o digitales que sean objeto de tratamiento por parte de BITIK, incluyendo los datos de:

1. Clientes personas naturales y representantes legales o apoderados de personas jurídicas.
2. Empleados, contratistas, proveedores y prestadores de servicios.
3. Usuarios del sitio web https://bitik.co/ y de los canales digitales de BITIK.
4. Participantes en eventos, capacitaciones y actividades de formación.
5. Contrapartes, intervinientes y demás sujetos procesales cuyos datos obren en expedientes judiciales o arbitrales gestionados por BITIK.
6. Cualquier persona natural cuyos datos personales sean tratados por BITIK en el ejercicio de sus actividades.

Se exceptúan del ámbito de aplicación los casos previstos en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, a saber: las bases de datos de uso exclusivamente personal o doméstico, las que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, las de prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos, las de inteligencia y contrainteligencia, las de información periodística y las reguladas por la Ley 1266 de 2008.

Definiciones

Para los efectos de la presente Política se adoptan las siguientes definiciones, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, las guías de la Superintendencia de Industria y Comercio y la norma ISO/IEC 27001:

Anonimización: proceso mediante el cual un dato personal deja de permitir razonablemente la identificación de la persona natural a la que se refiere. Los datos que, aun habiendo sido transformados, puedan utilizarse para reidentificar a la persona, conservan su carácter de datos personales.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por BITIK, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: dato que no tiene naturaleza semiprivada, privada o sensible. Son datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil, profesión u oficio y calidad de comerciante o de servidor público.

Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato privado: dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el Titular.

Dato sensible: dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Decisión automatizada: toda decisión tomada por medios tecnológicos, incluidos sistemas de inteligencia artificial, sin intervención humana sustancial, que produzca efectos jurídicos sobre el Titular o le afecte significativamente.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta de BITIK.

Oficial de protección de datos: persona designada al interior de BITIK encargada de velar por la implementación efectiva de las políticas y procedimientos de protección de datos personales.

Responsable del tratamiento: BITIK, en cuanto decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: envío de datos personales por parte de BITIK a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.

Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio colombiano cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta de BITIK.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Web scraping: técnica de extracción automatizada de datos disponibles en fuentes de acceso público en Internet, tales como registros públicos, bases de datos de jurisprudencia, gacetas oficiales y portales de información abierta del Estado.

Principios aplicables al tratamiento

BITIK aplicará, de manera armónica e integral, los principios consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

1. Principio de legalidad: el tratamiento es una actividad reglada, sujeta a la Constitución y a la ley.
2. Principio de finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, que debe ser informada al Titular.
3. Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial.
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Principio de transparencia: se garantiza al Titular el derecho a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
6. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos. Los datos personales, salvo los públicos, no podrán estar disponibles en Internet o medios masivos sin control técnico adecuado.
7. Principio de seguridad: la información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con BITIK.

Adicionalmente, BITIK aplicará el principio de responsabilidad demostrada (accountability), adoptando medidas apropiadas, útiles, eficientes y demostrables dirigidas al cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

Datos Sensibles

BITIK podrá tratar datos sensibles únicamente cuando concurra alguna de las siguientes condiciones:

1. El Titular haya otorgado su autorización explícita, previa e informada, habiendo sido advertido del carácter facultativo de la respuesta y de los datos sensibles específicos que serán objeto de tratamiento.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular que se encuentre física o jurídicamente incapacitado, caso en el cual la autorización será otorgada por su representante legal.
3. El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial o administrativo.
4. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En todo caso, BITIK informará al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles y que la negativa no condicionará la prestación de ningún servicio, salvo cuando dicho dato sea estrictamente necesario para la finalidad del tratamiento.

Niños, niñas y adolescentes

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y cuando dicho tratamiento responda y respete el interés superior del menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

Cuando BITIK requiera tratar datos de menores de edad en el marco de procesos judiciales o de asesoría jurídica, la autorización será otorgada por el representante o tutor legal del menor, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad de comprensión.

Tratamiento en web scraping

BITIK podrá realizar actividades de extracción automatizada de datos (web scraping) exclusivamente sobre fuentes de acceso público, tales como registros públicos, bases de datos de jurisprudencia, gacetas oficiales, portales de datos abiertos del Estado y demás fuentes que la normatividad colombiana clasifique como información pública. En ningún caso BITIK realizará web scraping sobre bases de datos privadas o restringidas sin la debida autorización.

Los datos personales de naturaleza pública obtenidos mediante estas técnicas serán tratados conforme a los principios de finalidad, proporcionalidad y seguridad. Cuando como resultado de la extracción se obtengan datos de carácter privado, semiprivado o sensible de manera incidental, BITIK procederá a su eliminación inmediata o, si media justificación legal, a recabar la autorización del Titular.

Finalidades del Tratamiento

BITIK realizará el tratamiento de datos personales para las siguientes finalidades:

A. Respecto de clientes y usuarios de servicios jurídicos:

1. Prestar los servicios jurídicos contratados, incluyendo asesoría, consultoría, representación judicial y extrajudicial.
2. Gestionar la relación contractual, incluyendo la facturación, cobro de honorarios y gestión de pagos.
3. Comunicar información relevante sobre el estado de los procesos, trámites o proyectos encomendados.
4. Evaluar conflictos de interés previos a la aceptación de un encargo profesional.
5. Enviar comunicaciones informativas, boletines jurídicos, invitaciones a eventos y publicaciones académicas, previa autorización.

B. Respecto de empleados y contratistas:

1. Ejecutar el contrato de trabajo o de prestación de servicios.
2. Gestionar la nómina, prestaciones sociales, seguridad social y salud ocupacional.
3. Desarrollar procesos de selección, capacitación y evaluación del desempeño.
4. Cumplir obligaciones legales ante autoridades laborales, tributarias y de seguridad social.

C. Respecto de proveedores y aliados:

1. Evaluar, seleccionar y contratar proveedores de bienes y servicios.
2. Gestionar la relación comercial y contractual.
3. Realizar pagos y cumplir obligaciones tributarias.

D. Respecto de usuarios del sitio web y canales digitales:

1. Gestionar las solicitudes de contacto recibidas a través del sitio web, correo electrónico, WhatsApp y redes sociales.
2. Realizar análisis estadísticos de navegación y uso del sitio web mediante herramientas analíticas.
3. Mejorar la experiencia del usuario en los canales digitales de BITIK.

E. Respecto de participantes en actividades de formación:

1. Gestionar la inscripción y participación en cursos, talleres, seminarios y eventos.
2. Expedir certificados de asistencia o participación.
3. Realizar seguimiento y evaluación de las actividades de formación.

F. Finalidades transversales:

1. Atender y resolver peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD).
2. Cumplir requerimientos de autoridades judiciales, administrativas y de control.
3. Prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo.
4. Ejercer acciones legales cuando sea necesario.

Deberes en el Tratamiento de los datos

BITIK, como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los deberes establecidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre los cuales se destacan:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
5. Garantizar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar y rectificar la información cuando sea necesario, comunicando oportunamente al Encargado.
7. Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares en los plazos legales.
8. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento de la normativa de protección de datos.
9. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Por su parte, toda persona natural o jurídica que actúe como encargada del tratamiento por cuenta de BITIK deberá cumplir los deberes establecidos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, incluyendo la garantía del derecho de hábeas data, la conservación segura de la información, la actualización oportuna de los datos, el trámite de consultas y reclamos, y el cumplimiento de las instrucciones de la SIC.

Identificación del Responsable

Los datos de identificación del responsable del tratamiento son:

Razón social	Comunidad Colombiana de Derecho y TIC S.A.S.
Nombre comercial	BITIK
NIT	901.222.207-9
Dirección	Calle 85 #12-66, Edificio Emprendu, Bogotá D.C.
Sitio web	https://bitik.co/
Correo electrónico	contacto@bitik.co
Contacto	318 990 2130

información, la actualización oportuna de los datos, el trámite de consultas y reclamos, y el cumplimiento de las instrucciones de la SIC.

Canales de Atención

Los Titulares de datos personales o las personas legitimadas para ejercer sus derechos podrán presentar consultas, reclamos y demás solicitudes a través de los siguientes canales:

Canal	Detalle	Horario
Correo electrónico	contacto@bitik.co	Permanente
WhatsApp	318 990 2130	L-V 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Presencial (cita previa)	Calle 85 #12-66, Edificio Emprendu, Bogotá D.C.	L-V 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
Sitio web	https://bitik.co/contact/	Permanente

Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tratados por BITIK tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BITIK. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe este requisito.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que BITIK le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.
8. Solicitar información sobre la existencia de tratamiento automatizado de sus datos, incluido el uso de herramientas de inteligencia artificial, y requerir la intervención humana en decisiones que le afecten significativamente.

Personas legitimadas para el ejercicio de los derechos

Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por:

1. El Titular, acreditando su identidad de forma suficiente.
2. Sus causahabientes, acreditando dicha calidad.
3. Su representante y/o apoderado, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. En el caso de niños, niñas o adolescentes, por las personas facultadas para representarlos.

Autorización del Titular

Sin perjuicio de las excepciones legales, BITIK requerirá la autorización previa e informada del Titular para el tratamiento de sus datos personales, la cual podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple los requisitos legales cuando se manifieste:

1. Por escrito, incluyendo medios electrónicos.
2. De forma oral, presencial, telefónica o por videoconferencia.
3. Mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir razonablemente que otorgó la autorización, como el envío voluntario de información personal para la prestación de servicios jurídicos, la aceptación expresa de los términos en formularios web o el diligenciamiento de formatos de vinculación.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En estos casos, BITIK cumplirá igualmente las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 aplicables al tratamiento.

Procedimiento de ejercicio del derecho al habeas data

Las personas legitimadas podrán consultar los datos personales del Titular que reposen en las bases de datos de BITIK. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha de respuesta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

El Titular o las personas legitimadas que consideren que la información contenida en una base de datos deba ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrán presentar un reclamo ante BITIK a través de los canales establecidos en el artículo 14 de esta Política, el cual deberá contener como mínimo:

• Nombres y apellidos del Titular y/o su representante.
• Identificación del Titular y/o su representante.
• Dirección física o electrónica y teléfono de contacto.
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se aporte la información solicitada, se entenderá que el interesado ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, BITIK incluirá en la base de datos respectiva la leyenda "reclamo en trámite" en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la nueva fecha, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si vencido el término no se hubiesen eliminado los datos personales o no se hubiese atendido la solicitud de revocatoria, el Titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

La supresión de datos y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, o cuando BITIK requiera conservar los datos para el cumplimiento de una obligación legal o contractual, o para el ejercicio o la defensa de reclamaciones.

Transferencia Internacional de Datos

BITIK podrá realizar transferencias internacionales de datos personales a países que, de acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio, proporcionen un nivel adecuado de protección de datos, o cuando se configure alguna de las causales de excepción previstas en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Actualmente, BITIK utiliza servicios de alojamiento en la nube (datacenter) y herramientas tecnológicas cuyos servidores se encuentran ubicados en Colombia con respaldos en Estados Unidos. Para estas transferencias, BITIK ha verificado que los proveedores cuenten con políticas y estándares de protección de datos compatibles con la legislación colombiana, y suscribirá los contratos de transmisión de datos conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Transmisión de Datos

BITIK podrá transmitir datos personales a encargados del tratamiento ubicados dentro o fuera de Colombia, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades previstas en esta Política. En todos los casos, BITIK suscribirá un contrato de transmisión de datos que garantice el cumplimiento de las obligaciones legales por parte del encargado.

Vigencia y modificaciones

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación en el sitio web https://bitik.co/ y permanecerá vigente mientras BITIK continúe realizando el tratamiento de datos personales. Cualquier modificación sustancial será comunicada oportunamente a los Titulares a través de los canales de atención y del sitio web de BITIK.

Legislación aplicable

La presente Política se rige por la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25), el Decreto 886 de 2014, la Ley 1712 de 2014 y demás normas concordantes vigentes. En lo no previsto en esta Política, se aplicarán las disposiciones del régimen general de protección de datos personales de Colombia.

Aprobada y publicada por la Asamblea General de Accionistas en Bogotá D.C., a los 19 días días del mes de marzo de 2026.